Kiekviena organizacija privalo vykdyti personalo, atostogų, komandiruočių, taip pat pagrindinės veiklos užsakymus. Visi jie turi patvirtintą vieningą formą ir yra privalomi atliekant bendrą darbo eigą.
Užsakymų paskirtis
Pagrindinės veiklos užsakymai skirti supaprastinti organizacijos darbą, įgyvendinant dokumentinę užduočių vykdymo kontrolę. Jų formuluotės gali skirtis. Tai siejama, pavyzdžiui, su tam tikrų pareigų priskyrimu darbuotojui, prieigos prie informacijos š altinio atidarymu, inventorizacijos komisijos sukūrimu ir kt. Kai kuriose organizacijose įsakymai dėl drausminių nuobaudų yra susiję ne su personalu, o su pagrindine veikla.
Pagrindiniai užsakymų išdavimo etapai
Yra standartinis šių įsakymų išdavimo algoritmas:
- Pirmasis etapas yra įsakymo projekto parengimas. Paprastai ši pareiga priskiriama struktūrinio padalinio (skyriaus, sektoriaus) vadovui. Toks požiūris yra priimtiniausias dėl to, kad daugiausia informacijos apie pavaldų padalinį turi, pavyzdžiui, skyriaus vadovas. Tai ypač aktualu organizacijoms, kuriose dirba daug darbuotojų, kur užsakymai pagrindinei įmonės veiklai yra būtini.
- Antrasis etapas – įsakymo projekto patvirtinimas. Idealiu atveju dokumentas aptariamas, taisomas ar papildomas su veiklos kuratoriumi, kuris gali būti direktoriaus pavaduotojas. Ir tik po to galutinis variantas pateikiamas tiesioginiam organizacijos vadovui.
- Trečiasis etapas – patvirtintos dokumento versijos spausdinimas ant firminio blanko. Standartinėje formoje turi būti šie elementai:
- „Kepurė“su logotipu ir visu organizacijos pavadinimu.
- Užsakymo numeris ir data.
- Dokumento „turinys“susideda iš įsakymo pavadinimo, preambulės, žodžio „Užsakau“ir pastraipų, atspindinčių dokumento esmę, taip pat užtikrinančios vykdymo kontrolę. Apatiniame dešiniajame kampe nurodytas visas atlikėjo vardas ir pavardė bei kontaktiniai telefono numeriai.
Laiško blankas
Jie yra griežtai atskaitomi dokumentai, kiekvienas turi savo registracijos numerį. Sugadinus sudaroma komisija jų sunaikinimo faktui patvirtinti. Užsakymai pagrindinei veiklai turi būti registruojami specialiame žurnale, kuris yra iš anksto sužymėtas, sunumeruotas ir užantspauduotas bei pasirašytas įmonės direktoriaus.
Toliau su vadovo pasirašytu įsakymu visi darbuotojai, kurių pavardės ir pareigos jame yra, susipažįsta su parašu. Jei darbuotojas dėl vienokių ar kitokių priežasčių atsisako supažindinimo procesą fiksuoti raštu, surašomas atitinkamas aktas.
Akivaizdi užsakymų svarba
Pagrindinės veiklos užsakymus į bendrą aplanką pateikia atsakingas asmuo (dažniausiai sekretorė), o jų kopijas pateikia atitinkamiems skyriams vykdyti. Šių užsakymų saugojimo laikotarpis yra nustatytas organizacijos vidaus norminiuose dokumentuose ir svyruoja nuo 3 iki 10 metų. Organizacijose, kuriose dirba nedidelis darbuotojų skaičius, darbo su tokio tipo užsakymais algoritmas gali būti šiek tiek supaprastintas. Tikrai užsakymai pagrindinėms ikimokyklinio ugdymo įstaigos veikloms turi savų subtilybių. Tačiau tikslų pasiekimo kontrolės funkcija išlieka esminė. Teisingas įmonės darbo organizavimas priklauso nuo kompetentingo užduočių nustatymo, jų įgyvendinimo laiko ir savalaikės kontrolės.